Vai sapulce vienmēr ir ļaunums?
18. jūlijs, 2025 pl. 19:24,
Nav komentāru
“Izdzīvoju vēl vienu sapulci, kas varēja būt vienkāršs e-pasts.”
Pazīstama sajūta?
Bet es teikšu, mēs vienkārši nemākam sapulces izmantot. Ar tām var spēlēties. Un tad no neizbēgamā ļaunumu tās pārvēršas par vērtīgu attīstības instrumentu.
Protams, sapulču vadītājiem (un sapulcei IR jābūt vadītai) ir daudz jāmācās. Jāapgūst paņēmieni, kā uzklausīt katru, jāmāk “aizbāzt muti” – turklāt gana pieklājīgi – tam, kurš vārās par deviņiem mēmajiem, jāzina, kā noturēt (vai atjaunot) fokusu. Jāmāk sapulci iesākt tā, lai visiem skaidrs, kāpēc mēs te sanācām. Jāveido jēdzīgi kopsavilkumi. Jāmāk arī pamanīt, ka kāds šodien grib paklusēt, bet dot telpu tiem, kas sēž klusumā, bet gribētu kaut ko pasacīt.
Bet sākt var ar vienkāršu lietu: definēt sapulces formātu.
Bieži pamanu vienu lietu: vadītājs ir nikns par to, ka sapulces “izplūst”, ieilgst. Tam seko apņēmība (turpmāk) sapulces vadīt fokusēti, stingri pēc plāna. (Dažreiz atskāršot, ka “izplūst” tik un tā).
Te ir tas triks. Īsums, īstums un fokusētība ir lietas, kas mums ļoti vajadzīgas. Bet pēc brīža mums prasās arī vienkārši izpļāpāties, parādīt jaunākās kaķu un bērnu bildes, varbūt izrunāt kādu interesantu ideju (bez ieviešanas plāna!) un noslēgt tikšanos ar sarunu par brīvdienu nodarbēm.
Teiksiet, ka šādas sapulces ir nesaprātīga laika izšķiešana? Muļķības!
Katram sapulces formātam ir savi ieguvumi. Un te – atzīšos – pirmo reizi izmantoju MI palīdzību (šis ir mans 121. raksts, un beidzot mazliet padevos). ChatGPT man salika idejas par dažādiem sapulču formātiem. Mazliet pieliku arī savu intelektu, un te ir mūsu kopdarbs!
Tātad, sapulce var būt:
- ātrā “sinhronizēšanās” – kā mazā espreso krūzīte – dažās minūtēs atskaitījāmies, paņēmām nākamos uzdevumus, un aiziet!;
- “dziļums”. Bez noteiktas struktūras, bez plāna: mēs vienkārši saprotam, ka kaut kas jāizkustina, kaut kas neiet, kā vajag, un ceram, ka sarunas laikā lēnām atvērsimies, lēnām nonāksim pie vajadzīgajām atskārsmēs. Mazliet strādā kā terapija – ceram nonākt pie mērķa, nezinām, kā tur nonāksim, paļaujamies uz to, ka ceļš pats ir gudrs;
- fokusēta darba grupa: skaidrs darba plāns, skaidrs laika rāmis (mums visiem ir arī citi darbi!). Visas idejas jau izteiktas, mēs vienkārši ejam uz priekšu, un šī sapulce vajadzīga, lai (turpinātu) redzēt “lielo bildi”;
- “prāta vētras” – līdzīgas “dziļuma” sarunām, tomēr “prāta vērtām” mēdz būt sava struktūra un paredzamība (ChatGPT palīdzēs atrast to struktūru);
- lēmuma pieņemšana: izrunājam problēmu, risinājumus, pieņēmām lēmumu (un aiziet!);
- vienkārša socializēšanās, tējas pauze, bet varbūt “paķerot līdzi” kādu darba jautājumu – bez mērķa tūlīt atrast risinājumu vai nonākt pie rezultāta.
Es zinu, ka man vajag visus šos formātus. Un vislabāk, ja, uz sapulci nākot, es skaidri zinu, ar kādu formātu rēķināties.